KIỂM TRA

(Controlling)

Kiểm tra là chức năng thứ ba của một quản trị viên. Trong nguyên tắc quản trị cổ điển, “control” mang ý nghĩa kiểm soát. Chữ kiểm soát bao hàm ý nghĩa “bạo lực” trong đó. Theo Đại Từ Điển Tiếng Việt do Bộ Giáo Dục và Đào Tạo – Trung Tâm Ngôn Ngữ và Văn Hoá Việt Nam do Nguyễn Như Ý chủ biên (1999) thì “kiểm soát” là kiểm tra, xem xét, nhằm ngăn ngừa những sai phạm các qui định. Giải thích một cách tường tận hơn là nếu công tác không hoàn tất chu đáo, người chịu trách nhiệm sẽ bị trừng phạt, bị khiển trách hay bị khai trừ tùy theo mức độ vi phạm. Trong nguyên tắc quản trị hiện đại, cũng là chữ “control” nhưng ý nghĩa nhẹ nhàng hơn. Tiếng Việt ta gọi là kiểm tra. Cũng theo Đại Từ Điển trên, “kiểm tra” được định nghĩa là xem xét thực chất, thực tế. Kiểm tra, như vậy, bao hàm sự hướng dẫn và huấn luyện nhiều hơn là trừng phạt.

Chức năng kiểm tra bao hàm tất cả mọi hoạt động mà một quản trị viên có trách nhiệm có thể thực hiện để đạt kết quả tổ chức đã hoạch định. Công tác kiểm tra được gọi là đạt hiệu năng khi các tiêu chuẩn (standards) được thiết lập, các thông tin (information) cần thiết để đo lường tiêu chuẩn được cung cấp đầy đủ, và các quản trị viên có hành động sửa sai (corrective action) khi cần thiết.

· Tiêu chuẩn được thiết lập dựa trên căn bản mục tiêu, và được coi là mực thước để đối chiếu những hành động hay sản phẩm trong quá khứ, hiện tại, và tương lai. Tiêu chuẩn được đánh giá bằng nhiều cách kể cả lượng, phẩm, tài chánh và hình thức.

· Quản trị viên phải cung cấp những thông tin cần thiết hay những báo cáo chính xác và cụ thể về sản phẩm hay thành quả dựa trên tiêu chuẩn ấn định của tổ chức.

· Hành động sửa sai phải được thực hiện đúng lúc và công bằng một khi các khâu việc hoặc cá nhân đi ngoài đường hướng của tổ chức. Nhân viên được sửa sai phải hiểu rõ lý do, cách thế sửa đổi và có trách nhiệm canh tân việc làm của mình.

Edward Deming, người được coi là cha đẻ của chất lượng tại Nhật Bản, và đã giúp hàng hoá Nhật Bản lấn chiếm thị trường thế giới nhờ phẩm chất đáng tin cậy, đã phát biểu: “Kiểm tra chất lượng không phải là thanh tra các sản phẩm khi sản phẩm đã hoàn thành, nhưng là thanh tra từng giai đoạn trong tiến trình sản xuất. Hãy xem phẩm chất của sản phẩm là trách nhiệm của mọi người trong tổ chức”.

I. PHÂN LOẠI KIỂM TRA

Phương pháp kiểm tra chú trọng đến những cấu tố cụ thể trong hệ thống hay tiến trình sản xuất bất kể ở giai đoạn nào dù là thu nhập nguyên liệu, chế tạo hay hoàn thành.

1. Kiểm Tra Sơ Khởi (Preliminary control): Kiểm tra sơ khởi nhắm đến việc chuẩn bị hành trang cho mục tiêu. Nói cách khác là phẩm và lượng của kế hoạch và tổ chức sẽ được dùng để thi hành công tác. Như vậy, nguyên liệu, tài chánh và vấn đề nhân sự đều là những đối tượng phải kiểm tra. Nguyên liệu (vật liệu) phải thu nhập đúng thời hạn, và phẩm chất của nguyên liệu phải đạt mức ấn định. Tài chánh phải đầy đủ và sẵn sàng trong trương mục để khi cần là có thể xuất quĩ đúng lúc. Nhân viên phải được thuê mướn và huấn luyện đúng đắn và đủ khả năng để đảm đương công việc.

2. Kiểm Tra Đồng Bộ (Concurrent control): là kiểm tra diễn tiến hay quá trình công tác. Tiêu chuẩn của việc kiểm tra này được dựa trên công tác giao phó, việc làm, chính sách cũng như hoạch định. Đây là công tác chủ yếu của một quản trị viên trong ban ngành sản xuất. Qua việc quan sát tại chỗ và qua việc đối thoại trực tiếp, quản trị viên có thể xác định được việc làm và thành quả của một nhân viên nói riêng và của khâu việc họ trách nhiệm nói chung.

3. Kiểm Tra phản hồi (Feedback control): Hay còn gọi là kiểm tra ngược lại, chú trọng tới kết quả chung cuộc tức sản phẩm đã chế tạo. Dựa trên phẩm chất của sản phẩm, quản trị viên quyết định điều chỉnh những khâu việc (nhân sự), thay đổi nguyên liệu (phẩm chất), hay việc điều hành hiện tại (actual operations) để nâng cao phẩm chất của sản phẩm. Trong các tổ chức thương mại, các quản trị viên thường dùng việc kiểm tra phản hồi như một nguyên tắc cơ bản cho tiến trình sản xuất trong tương lai, trong đó ngân sách, giá thành, phẩm chất, lợi nhuận, và thành tích nhân viên đều được ghi nhận như những giá trị cần thiết và được sử dụng tới mức tối đa.

Dùng hành động sửa sai (corrective action) để phân biệt ba loại kiểm tra:

II. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA

Giáo sư Harold Koontz trong tác phẩm Essentials of Management (những cốt lõi của quản trị) khi đề cập đến những nguyên tắc của chức năng kiểm tra, ông đã chú trọng đặc biệt đến những nguyên tắc quan trọng sau đây: 1) Kiểm tra phải được dựa vào nguyên tắc của tổ chức. 2) Kiểm tra phải khách quan. 3) Kiểm tra phải đưa đến hành động cụ thể, nghĩa là phải điều chỉnh ngay nếu cần. Với những nguyên tắc cơ bản ấy, một quản trị viên khi tiến hành công tác kiểm tra, cần làm những công việc sau đây:

· Đặt tiêu chuẩn: xác định những chỉ tiêu cần thực hiện. Những chỉ tiêu này cần dựa trên chính sách hoặc nguyên tắc của tổ chức.

· Đo lường thành quả: Thông thường, các quản trị viên hay dùng đơn vị tiền tệ để giám định thành quả. Tuy nhiên, không nhất thiết phải dùng đơn vị này vì tùy theo chủ trương và sứ mạng tổ chức theo đuổi.

· So sánh thành quả đạt được và thành quả mong muốn (expectations).

· Điều chỉnh hoặc sửa chữa.

Tiến trình này được diễn đạt qua sơ đồ sau đây: