BIÊN BẢN NGÀY HỌP
MẶT SIMON HÒA HẢI NGOẠI
Ngày 06–07- 2013
Hôm nay thứ Bảy, ngày 6-7-2013 anh em Simon Hòa Hải Ngoại vùng Nam
California đã tề tựu họp mặt thường niên. Buổi họp có 11 anh em và gia đình.
Ngoài ra có sự hiện diện của cha Giuse Lê Minh Tính, nguyên Quản Lý Giáo Phận Đalat
tham dư với tính cách cựu giáo sư Chủng Viện SMH.
Trong buổi họp mặt, anh em đã bàn một số những vấn đề quan trọng
song song với những báo cáo thường niên. Sau đây là những vấn đề anh em đã bàn
và quyết định:
I.
Giấy Miễn Trừ Thuế (Tax Exemption):
-
Hoàn Cảnh: Hội chúng ta đã và
đang nhận tiền đóng góp của các ân nhân cho 4 chương trình bác ái trên website
simonhoadalat.com. Theo quy định của luật pháp Hoa kỳ, tất cả các thu nhập này
phải đóng thuế cho chính phủ Hoa Kỳ. Nhưng vì, Hội chúng ta (Simon Hòa Dalat
Association) là một hội vô vị lợi nên được phép miễn trừ thuế từ năm 2001. Tuy
nhiên giấy này chỉ có giá trị từng năm một và phải gia hạn mỗi năm, nếu muốn
tiếp tục hoạt động và nhận tiền đóng góp.
-
Vấn đề: Từ tháng 8 năm 2011, sở Thuế (IRS) đã báo cho chúng ta hay
rằng giấy Miễn Trừ Thuế sắp hết hạn. Muốn tiếp tục thì phải khai nộp thu nhập
với đầy đủ chứng từ hợp lệ. Người đứng tên chủ tịch Hội là anh Khương, cũng là
người chịu trách nhiệm ký giấy xin gia hạn. Thế nhưng vì một lý do nào đó, việc
xin gia hạn đã không xúc tiến. Việc này đã được anh em nêu lên trong kỳ Đại Hội
2012 (ngày 19-5-2012), và ấn định ngày hoàn tất giáy tờ là ngày 26-5-2012 (xin
xem biên bản họp 2012). Cho đến hôm nay ngày 6-7-2013 việc xin gia hạn vẫn chưa
đi về đâu.
-
Nguyên nhân & hậu quả: Theo anh Khương cho
biết, có 2 lý do chính: (1) các chứng từ thu nhập không đến tay anh và sự chính
danh đại diện của anh Khương với Hội SMH trước pháp luật; (2) Vấn đề tế nhị của
cá nhân anh Khương. Do vậy việc xin miễn trừ thuế cho Hội SMH là không thể làm
được, là bất khả thi, impossible !. Do vậy, kể từ ngày 1-8-2012 chúng tôi đã
đóng cửa 4 chương trình bác ái của GP trên web simonhoadalat.com !
-
Hướng giải quyết: Anh em quyết định đóng
cửa chương mục có tên simon hoa dalat association tại Sở Thuế (IRS) và sẽ mở
một association mới cùng với mục đích để xin giấy phép tax exemption cũng tại
Sở Thuế cho 4 quỹ bác ái của Giáo Phận. Tên mới này sẽ do anh em trong Ban Chấp
Hành mới đề nghị và tiến hành thủ tục lập hội mới theo Luật Pháp quy định.
Song song với việc này, anh em xin anh Khương
với tính cách chủ tịch Hội (simon Hoa Dalat Ass) khẩn trương làm thủ tục đóng
Hội cũ theo theo quy trình của luật pháp Liên Bang và Tiểu Bang trong vòng 2
tuần, kễ từ hôm nay. Tức là ngày 20-7-2013 phải xong. Anh Khương đã hứa và đã
ký biên bản chấp hành công tác này theo thời gian ấn định. Xin nhắc lại, theo
luật thuế của Hoa Kỳ, dù xin ngừng hoạt động, nhưng nếu Hội chúng ta thiếu thuế
của chính phủ, thì Hội Simon Hòa Đalạt gián tiếp phải chịu trách nhiệm thanh
toán đầy đủ, hoặc chịu nộp lệ phí phạt nếu trễ hạn trả thuế. Trực tiếp chiụ
trách nhiệm vẫn là các anh em có tên trong ban Lãnh Đạo (staff) Hội Simon Hoa
Đalạt association, khi đăng ký. Cho đến thời điểm hôm nay, chúng ta không thiếu
thuế của Liên Bang hoặc Liên Bang.
Xin được nhắc lại hội Simon Hoà Đalat Ass dù có
đóng cửa cũng không có ảnh hưởng gì tới website simonhoadalat.com, đã đăng ký, (registered). Website này vẫn hoạt
động bình thường, vẫn “on line” và vẫn được luật pháp Hoa kỳ bảo vệ như bất cứ
website nào đăng ký trên đất nưóc này. Cho đến khi tên Hội mới được chọn và có
giá trị, chúng tôi sẽ thông báo và mở lại 4 trang Bác Ái của web
simonhoadalat.com. Ngoài ra tên Hội Ái Hữu Simon Hòa (không cần giấy phép) mà
chúng ta đang sinh hoạt 30 năm qua vẫn
hợp pháp và hoạt động bình thường.
II. Bầu cử Ban Chầp Hành, nhiệm kỳ 2012-2016: Như đã
trình bày sơ qua trong bản tường trình
về nguyên nhân việc bầu cử giữa kỳ
- Lý do bầu cử lại: Còn nhớ trong kỳ Họp
Mặt 2012, cũng là thời hạn bầu lại ban chấp hành mới, nhiệm kỳ 2012-2016, có sự
hiện diện của ĐC Antôn Vũ Huy Chương và cha Nguyễn Đức Khiết, anh em đã đồng
lòng bầu anh Trần văn Thông (nguyên Hội Phó nhiệm kỳ 2008-2012,) làm Hội Trưởng
mặc dù anh Thông hôm đó vắng mặt; anh Nguyễn Đình Khương làm hội phó I và anh
Ngô văn Hân làm hội phó II. Xin xem biên bản Họp Mặt 2012. Tuy nhiên khi được
anh em thông báo, anh Thông từ chối sự đề cử này của anh em. Chẳng những thế
phủ nhận luôn chức Hội Phó của nhiệm kỳ trước (2008-2012, Xin xem biên bản Họp Mặt 2008). Xin được nhắc lại, vào
khoảng năm 2008, anh Thông có email Ban Thông Tin từ chối sự bầu chọn anh làm
Hội Phó (mặc dù anh Thông có hiện diện trong ngày bầu cử hôm đó). Ban Thông Tin
đã giải thích cho anh rằng, việc bầu cử là quyết định của tất cả anh em tham dự
hôm đó, chứ không phải quyết định của Ban Thông Tin. Ngoài ra ban Thông Tin
không có quyền sửa đổi Biên Bản Buổi Họp. Xin anh đem vấn đề này ra trong kỳ
họp sớm nhất. Nhưng không thấy anh nêu vấn đề này trong suốt 4 lần Họp Mặt hằng
năm (2004-2008). Hôm nay, vì nhu cầu điều hành và tổ chức của Hội, anh em quyết
định bầu lại toàn bộ Ban Chấp Hành mới.
- Kết qủa bầu cử: Ý thức tinh thần chia
sẻ và đồng trách nhiệm, các anh sau đây đã vui vẻ chấp nhận sự đề cử của anh em
theo hình thức bầu cử giơ tay:
v
Hội trưởng: anh Hoàng Tích Đức
v Hội phó:
anh Trần đình Nhân
v
Hội phó: anh Ngô văn Hân
v
Thủ quỹ “vĩnh viễn”: anh Hoàng Quang
v
Ban liên lạc, điện thoại: anh Nguyễn
văn Thơ
v
Ban Thông Tin và web: anh Lại Kim Toàn
v
Thư ký: anh Lại Kim Toàn tạm thời đảm
trách.
Các anh được bầu đã ký vào biên bản chấp nhận sự đề cử trước mặt
mọi người.
- Nhiệm kỳ: Theo Nội Quy của Hội, Mỗi
Nhiệm Kỳ là 4 năm, song song nhiệm kỳ Tổng Thống Hoa Kỳ. Vì nhiệm kỳ 2012-2016
đã qua đi 1 năm rưỡi, nên ban Tân Ban Chấp Hành sẽ đảm nhận cho đến bầu lại
trong Kỳ Họp Mặt 2016, nghĩa là chỉ còn 2 năm rưỡi nữa mà thôi.
Lần lượt sau đó các ban: thủ quỹ và web báo cáo.
III.
Ban thủ quỹ và tài chánh: Vì công ăn việc làn,
nên gia đình anh chị Điệp và chị Ân đã thay đổi chỗ ở và sống tại 2 thành phố
xa cách nhau
Hôm nay có các anh sau đây đã đóng tiền niên
liễm:
- A. Trần côn Sơn 100.00$
- A. Nguyễn Thịnh Vượng 100.00$
- A. Hoàng Quang 100.00$
- A. Nguyễn đình Khương 100.00$
- A. Hoàng Tích Đức 100.00$
- A. Ngô văn Hân 100.00$
- A. Nguyễn văn Thơ 100.00$
Tổng
cộng 700.00$
Số tiền trên đã đưa cho anh Toàn để trả cho chỗ
đặt máy chủ internet (IIS server) và mướn đường giây tải internet cao tốc cho 1
năm.
IV.
Ban Thông Tin & Website: Anh Toàn tường trình.
v
Trong năm qua website đã gia hạn tên miền
(domain name) tức tên simonhoadalat.com thêm
5 năm nữa (tức đến năm 2017, sẽ gia hạn nữa, nếu cần).
v
Đang nghiên cứu để web simonhoadalat.com có thể
chạy trên các cell phone hay iPad, iphone . . .
v
Tận dụng kỹ thuật cloud storage để chạy các
video của GP và suy niệm thay vì lệ thuộc vào youtube (vì kèm nhiều quảng cáo
mà chúng ta không thể kiểm soát được nội dung) như các web site Công giáo khác.
Kỹ thuật cloud storage này chạy các video rất tốt, không thua youtube. Dĩ nhiên
chúng tôi phải mướn qua 1 công ty đáng tin cậy bên ngoài để lưu trữ và chạy
video. Hội chúng ta không đủ tài chánh và nhân sự để làm 1 cloud storage server
cho riêng mình.
v
Tăng cuờng bảo vệ an ninh tối đa, ngăn ngừa
hackers hay viruses trên máy chủ (web server).
Ban Thông Tin đã web đã nhận 700.00$ từ ban Thủ
Quỹ để trả lệ phí thuê muớn và các phí tổn cho web simonhoadalat.com trong năm
2013
V.
Họp mặt 2014: Nhân dịp này anh em
cũng quyết định Ngày Họp Mặt năm tới, sẽ là Thứ Bảy ngày 5-7-2014 (cuối tuần,
dịp lễ Độc Lập Hoa Kỳ) trên
VI.
Đúc kết: Buổi kết thúc lúc 1:30
chiều. Mọi quyết định trong biên bản này có hiệu lực ngay lập tức kể từ hôm
nay, lúc 1:30 chiều, ngày 6 tháng 7 năm 2013.
Làm tại
Ngày 6-7-2013
* Ban Thông Tin ghi Biên Bản này theo tinh thần buổi họp.
* và dựa theo bản viết tay (take-note).
* Đính kèm copy nguyên bản viết tay.
Biên bản này đã được các anh em trong
Tân Ban Chấp Hành thông qua, ngày 15/7/2013