BIÊN BẢN NGÀY HỌP MẶT SIMON HÒA HẢI NGOẠI

Ngày 06–07- 2013

 

 

 

Hôm nay thứ Bảy, ngày 6-7-2013 anh em Simon Hòa Hải Ngoại vùng Nam California đã tề tựu họp mặt thường niên. Buổi họp có 11 anh em và gia đình. Ngoài ra có sự hiện diện của cha Giuse Lê Minh Tính, nguyên Quản Lý Giáo Phận Đalat tham dư với tính cách cựu giáo sư Chủng Viện SMH.

Trong buổi họp mặt, anh em đã bàn một số những vấn đề quan trọng song song với những báo cáo thường niên. Sau đây là những vấn đề anh em đã bàn và quyết định:

I.              Giấy Miễn Trừ Thuế (Tax Exemption):

-       Hoàn Cảnh: Hội chúng ta đã và đang nhận tiền đóng góp của các ân nhân cho 4 chương trình bác ái trên website simonhoadalat.com. Theo quy định của luật pháp Hoa kỳ, tất cả các thu nhập này phải đóng thuế cho chính phủ Hoa Kỳ. Nhưng vì, Hội chúng ta (Simon Hòa Dalat Association) là một hội vô vị lợi nên được phép miễn trừ thuế từ năm 2001. Tuy nhiên giấy này chỉ có giá trị từng năm một và phải gia hạn mỗi năm, nếu muốn tiếp tục hoạt động và nhận tiền đóng góp.

-       Vấn đề: Từ tháng 8 năm  2011, sở Thuế (IRS) đã báo cho chúng ta hay rằng giấy Miễn Trừ Thuế sắp hết hạn. Muốn tiếp tục thì phải khai nộp thu nhập với đầy đủ chứng từ hợp lệ. Người đứng tên chủ tịch Hội là anh Khương, cũng là người chịu trách nhiệm ký giấy xin gia hạn. Thế nhưng vì một lý do nào đó, việc xin gia hạn đã không xúc tiến. Việc này đã được anh em nêu lên trong kỳ Đại Hội 2012 (ngày 19-5-2012), và ấn định ngày hoàn tất giáy tờ là ngày 26-5-2012 (xin xem biên bản họp 2012). Cho đến hôm nay ngày 6-7-2013 việc xin gia hạn vẫn chưa đi về đâu.

-       Nguyên nhân & hậu quả: Theo anh Khương cho biết, có 2 lý do chính: (1) các chứng từ thu nhập không đến tay anh và sự chính danh đại diện của anh Khương với Hội SMH trước pháp luật; (2) Vấn đề tế nhị của cá nhân anh Khương. Do vậy việc xin miễn trừ thuế cho Hội SMH là không thể làm được, là bất khả thi, impossible !. Do vậy, kể từ ngày 1-8-2012 chúng tôi đã đóng cửa 4 chương trình bác ái của GP trên web simonhoadalat.com !

-       Hướng giải quyết: Anh em quyết định đóng cửa chương mục có tên simon hoa dalat association tại Sở Thuế (IRS) và sẽ mở một association mới cùng với mục đích để xin giấy phép tax exemption cũng tại Sở Thuế cho 4 quỹ bác ái của Giáo Phận. Tên mới này sẽ do anh em trong Ban Chấp Hành mới đề nghị và tiến hành thủ tục lập hội mới theo Luật Pháp quy định.

Song song với việc này, anh em xin anh Khương với tính cách chủ tịch Hội (simon Hoa Dalat Ass) khẩn trương làm thủ tục đóng Hội cũ theo theo quy trình của luật pháp Liên Bang và Tiểu Bang trong vòng 2 tuần, kễ từ hôm nay. Tức là ngày 20-7-2013 phải xong. Anh Khương đã hứa và đã ký biên bản chấp hành công tác này theo thời gian ấn định. Xin nhắc lại, theo luật thuế của Hoa Kỳ, dù xin ngừng hoạt động, nhưng nếu Hội chúng ta thiếu thuế của chính phủ, thì Hội Simon Hòa Đalạt gián tiếp phải chịu trách nhiệm thanh toán đầy đủ, hoặc chịu nộp lệ phí phạt nếu trễ hạn trả thuế. Trực tiếp chiụ trách nhiệm vẫn là các anh em có tên trong ban Lãnh Đạo (staff) Hội Simon Hoa Đalạt association, khi đăng ký. Cho đến thời điểm hôm nay, chúng ta không thiếu thuế của Liên Bang hoặc Liên Bang.

Xin được nhắc lại hội Simon Hoà Đalat Ass dù có đóng cửa cũng không có ảnh hưởng gì tới website simonhoadalat.com, đã  đăng ký, (registered). Website này vẫn hoạt động bình thường, vẫn “on line” và vẫn được luật pháp Hoa kỳ bảo vệ như bất cứ website nào đăng ký trên đất nưóc này. Cho đến khi tên Hội mới được chọn và có giá trị, chúng tôi sẽ thông báo và mở lại 4 trang Bác Ái của web simonhoadalat.com. Ngoài ra tên Hội Ái Hữu Simon Hòa (không cần giấy phép) mà chúng ta đang sinh hoạt  30 năm qua vẫn hợp pháp và hoạt động bình thường.

 

II. Bầu cử Ban Chầp Hành, nhiệm kỳ 2012-2016: Như đã trình  bày sơ qua trong bản tường trình về nguyên nhân việc bầu cử giữa kỳ

- Lý do bầu cử lại: Còn nhớ trong kỳ Họp Mặt 2012, cũng là thời hạn bầu lại ban chấp hành mới, nhiệm kỳ 2012-2016, có sự hiện diện của ĐC Antôn Vũ Huy Chương và cha Nguyễn Đức Khiết, anh em đã đồng lòng bầu anh Trần văn Thông (nguyên Hội Phó nhiệm kỳ 2008-2012,) làm Hội Trưởng mặc dù anh Thông hôm đó vắng mặt; anh Nguyễn Đình Khương làm hội phó I và anh Ngô văn Hân làm hội phó II. Xin xem biên bản Họp Mặt 2012. Tuy nhiên khi được anh em thông báo, anh Thông từ chối sự đề cử này của anh em. Chẳng những thế phủ nhận luôn chức Hội Phó của nhiệm kỳ trước (2008-2012, Xin xem biên bản Họp Mặt 2008). Xin được nhắc lại, vào khoảng năm 2008, anh Thông có email Ban Thông Tin từ chối sự bầu chọn anh làm Hội Phó (mặc dù anh Thông có hiện diện trong ngày bầu cử hôm đó). Ban Thông Tin đã giải thích cho anh rằng, việc bầu cử là quyết định của tất cả anh em tham dự hôm đó, chứ không phải quyết định của Ban Thông Tin. Ngoài ra ban Thông Tin không có quyền sửa đổi Biên Bản Buổi Họp. Xin anh đem vấn đề này ra trong kỳ họp sớm nhất. Nhưng không thấy anh nêu vấn đề này trong suốt 4 lần Họp Mặt hằng năm (2004-2008). Hôm nay, vì nhu cầu điều hành và tổ chức của Hội, anh em quyết định bầu lại toàn bộ Ban Chấp Hành mới.

- Kết qủa bầu cử: Ý thức tinh thần chia sẻ và đồng trách nhiệm, các anh sau đây đã vui vẻ chấp nhận sự đề cử của anh em theo hình thức bầu cử giơ tay:

v    Hội trưởng: anh Hoàng Tích Đức

v    Hội phó: anh Trần đình Nhân

v    Hội phó: anh Ngô văn Hân

v    Thủ quỹ “vĩnh viễn”: anh Hoàng Quang

v    Ban liên lạc, điện thoại: anh Nguyễn văn Thơ

v    Ban Thông Tin và web: anh Lại Kim Toàn

v    Thư ký: anh Lại Kim Toàn tạm thời đảm trách.

Các anh được bầu đã ký vào biên bản chấp nhận sự đề cử trước mặt mọi người.

- Nhiệm kỳ: Theo Nội Quy của Hội, Mỗi Nhiệm Kỳ là 4 năm, song song nhiệm kỳ Tổng Thống Hoa Kỳ. Vì nhiệm kỳ 2012-2016 đã qua đi 1 năm rưỡi, nên ban Tân Ban Chấp Hành sẽ đảm nhận cho đến bầu lại trong Kỳ Họp Mặt 2016, nghĩa là chỉ còn 2 năm rưỡi nữa mà thôi.

 

Lần lượt sau đó các ban: thủ quỹ và web báo cáo.

III.         Ban thủ quỹ và tài chánh: Vì công ăn việc làn, nên gia đình anh chị Điệp và chị Ân đã thay đổi chỗ ở và sống tại 2 thành phố xa cách nhau San Jose (Bắc California) và Los Angeles (Nam California) , nên anh Quang thay mặt báo cáo tài chánh. Theo anh, tổng kết số tiền có ở trong quỹ là 4000.00 $ đôla. Số này gồm tiền niên liễm và tiền ân nhân cho 4 chương trình bác ái trên web.

Hôm nay có các anh sau đây đã đóng tiền niên liễm:

- A. Trần côn Sơn                        100.00$

- A. Nguyễn Thịnh Vượng              100.00$

- A. Hoàng Quang                        100.00$

- A. Nguyễn đình Khương              100.00$

- A. Hoàng Tích Đức                     100.00$

- A. Ngô văn Hân                         100.00$

- A. Nguyễn văn Thơ                    100.00$

                      Tổng cộng             700.00$

Số tiền trên đã đưa cho anh Toàn để trả cho chỗ đặt máy chủ internet (IIS server) và mướn đường giây tải internet cao tốc cho 1 năm.

IV.          Ban Thông Tin & Website: Anh Toàn tường trình.

v     Trong năm qua website đã gia hạn tên miền (domain name)  tức tên simonhoadalat.com thêm 5 năm nữa (tức đến năm 2017, sẽ gia hạn nữa, nếu cần).

v     Đang nghiên cứu để web simonhoadalat.com có thể chạy trên các cell phone hay iPad, iphone . . .

v     Tận dụng kỹ thuật cloud storage để chạy các video của GP và suy niệm thay vì lệ thuộc vào youtube (vì kèm nhiều quảng cáo mà chúng ta không thể kiểm soát được nội dung) như các web site Công giáo khác. Kỹ thuật cloud storage này chạy các video rất tốt, không thua youtube. Dĩ nhiên chúng tôi phải mướn qua 1 công ty đáng tin cậy bên ngoài để lưu trữ và chạy video. Hội chúng ta không đủ tài chánh và nhân sự để làm 1 cloud storage server cho riêng mình.

v     Tăng cuờng bảo vệ an ninh tối đa, ngăn ngừa hackers hay viruses trên máy chủ (web server).

Ban Thông Tin đã web đã nhận 700.00$ từ ban Thủ Quỹ để trả lệ phí thuê muớn và các phí tổn cho web simonhoadalat.com trong năm 2013

V.            Họp mặt 2014: Nhân dịp này anh em cũng quyết định Ngày Họp Mặt năm tới, sẽ là Thứ Bảy ngày 5-7-2014 (cuối tuần, dịp lễ Độc Lập Hoa Kỳ) trên San Jose (Bắc California). Địa điểm và thời gian sẽ thông báo sau.

 

VI.          Đúc kết: Buổi kết thúc lúc 1:30 chiều. Mọi quyết định trong biên bản này có hiệu lực ngay lập tức kể từ hôm nay, lúc 1:30 chiều, ngày 6 tháng 7 năm 2013.

 

 

Làm tại Fountain valley, Caifornia

Ngày 6-7-2013

 

* Ban Thông Tin ghi Biên Bản này theo tinh thần buổi họp.

* và dựa theo bản viết tay (take-note).

* Đính kèm copy nguyên bản viết tay.

 

Biên bản này đã được các anh em trong

Tân Ban Chấp Hành thông qua, ngày 15/7/2013

 

 


Sinh Hoat